OpenText Success Story über OpenText Vibe (ehem. Novell/ Micro Focus) an der LMU München

Eine Erfolgsgeschichte mit Code and Concept und ShareOnVibe.

OpenText hat eine Success Story über die Installation von OpenText Vibe an der LMU München veröffentlicht (unten verlinkt).

Wir freuen uns, dass OpenText unseren Beitrag zu diesem Erfolg an der LMU München betont, weshalb wir diese Success Story hier mit Ihnen teilen wollen. Dies ist die offizielle Success Story von OpenText, wie sie auf der unten verlinkten Seite zu finden ist.

Übersicht – die LMU München

Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) ist mit über 48.000 Studierenden, 700 Professoren und 3.600 wissenschaftlichen Mitarbeitern eine der größten Universitäten in Europa. Das Lehrangebot an der LMU ist vielfältig und umfasst 150 Studienfächer von Geisteswissenschaften bis Medizin sowie diverse fachübergreifende Studienmöglichkeiten.

Herausforderung

Die Infrastruktur einer Universität muss das optimale Zusammenspiel von Forschung, Lehre und Verwaltung stimulieren. Damit Hochschulmit-arbeiter und Studierende bei aka-demischen Aufgaben und Forschungs-projekten bestmöglich zusammen-arbeiten können, müssen sie in der Lage sein, Informationen effizient auszutauschen. Dr. Werner Degenhardt, Akademischer Direktor und CIO an der Fakultät für Psychologie und Pädagogik der LMU stellt fest: „Wir benötigen ein Kommunikationsmedium, das effizienter ist als E-Mail. Wie die meisten anderen modernen Bildungs-einrichtungen ist auch die LMU München stark daran interessiert, durch den effektiven Einsatz von IT-Systemen neue Methoden der Wissensvermittlung zu finden.“

Lösung

Das IT-Team der Fakultät für Psychologie und Pädagogik implementierte OpenText Vibe – eine zentrale Plattform, auf der Benutzer Dokumente zur gemeinsamen Nutzung speichern, mit Kommentaren versehen und taggen können. Zurzeit wird das System von 35.000 Personen genutzt.

„OpenText Vibe basiert auf einem Open-Source-Projekt“, erläutert Degenhardt. „Ein Großteil des Quellcodes ist frei verfügbar, und wir können zusätzlich benötigte Funktionen problemlos selbst erstellen. Wir sind bisher auf kein Szenario gestoßen, das wir mit dieser für kollaborative Zwecke konzipierten Plattform nicht abbilden konnten.“

Die LMU verfügt über einen Workflow, der für jede Lehrveranstaltung automatisch einen Arbeitsbereich zum Speichern von Dokumenten einrichtet. Dieses „Virtuelle Seminar“ dient Studierenden und Lehrenden zum einfachen Austausch von Informationen. Der Workflow ist mit anderen Verwaltungssystemen der LMU und den Verzeichnisdiensten – in denen Daten über die Benutzer gespeichert werden – verknüpft. „Insbesondere für akademische Arbeiten und Hausaufgaben ist das Virtuelle Seminar eine hilfreiche Lösung“, berichtet Degenhardt. „Die Studierenden nutzen den Arbeitsbereich, um auf Literatur zuzugreifen, mit Kommilitonen zusammenzuarbeiten und digitale Kopien ihrer Arbeiten einzureichen. Da die Dateien im Netz und nicht mehr auf lokalen Festplatten gespeichert werden, profitieren wir zudem von einer erhöhten Datensicherheit.“ Studieninteressierte, die ein postgraduales Studium an der LMU anstreben, können OpenText Vibe zudem nutzen, um sich für die entsprechenden Programme zu bewerben. Das Hochladen der erforderlichen Dateien sowie das Ausfüllen der Bewerbungsformulare erfolgt elektronisch, sodass überholte Papierbewerbungen durch zeitgemäße, papierlose Verwaltungsprozesse ersetzt werden.

Ergebnisse

Die Universität hat ihre bereits seit längerem implementierte OpenText Vibe-Lösung durch OpenText Vibe Desktop und ShareOnVibe erweitert, um die Produktivität von Mitarbeitern und Studierenden zu erhöhen.

Mit OpenText Vibe Desktop werden Dateien vom Desktop des Benutzers auf der Vibe-Website gespeichert und synchronisiert. So kann von jedem PC oder Mac offline an den Dokumenten gearbeitet werden. „Mit OpenText Vibe Desktop haben Studierende und Mitarbeiter die Möglichkeit, über ein Notebook auf dem täglichen Weg zur Universität an ihren Dokumenten zu arbeiten“, so Degenhardt. „Um die Abläufe absolut einfach und sicher zu gestalten, werden die Dateien automatisch synchronisiert, sobald sich der Benutzer wieder mit dem Internet verbindet.

Da automatisch verschiedene Dateiversionen erstellt werden, kann der ungünstige Fall, dass zwei Kollegen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und die Texte nachher abgeglichen werden müssen, nicht mehr eintreten.“ Die LMU führte zudem das OpenText Vibe-Add-in für Microsoft Office ein. Dieses ermöglicht es Benutzern, direkt in ihren Office-Anwendungen an Textdokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen zu arbeiten, ohne einen Browser zu öffnen und sich mit dem Vibe-Server zu verbinden.

Darüber hinaus nutzt die Universität das Firefox-Add-on ShareOnVibe, welches von der Firma Code and Concept – einem Systemintegrator und Anbieter von IT-Lösungen mit Sitz in München – entwickelt wurde. Bei der Untersuchung eines Themas stoßen Studierende und Wissenschaftler oft auf interessante Online-Informationen in den verschiedensten Dateiformaten, z. B. Text-, Video- oder PDF-Dateien. Sie möchten diese Informationen schnell speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe auszuwerten. ShareOnVibe ermöglicht es Studierenden und Hochschul-mitarbeitern, Informationen mit wenigen Mausklicks in OpenText Vibe zu hinterlegen, da Metadaten wie die Webadresse und der Seitentitel automatisch gespeichert werden.

„Dank ShareOnVibe sparen Studierende und Wissenschaftler beim Auffinden und Speichern von Informationen beträchtliche Zeit ein – das altbekannte Chaos unzähliger Haftnotizen auf den Schreibtischen gehört damit endlich der Vergangenheit an“, berichtet Degenhardt. „Wir arbeiten mit Code and Concept, weil sie uns clevere Lösungen wie ShareOnVibe bereitstellen, mit denen wir den alltäglichen Herausforderungen effektiv begegnen können.“

„Wir arbeiten mit Code and Concept, weil sie uns clevere Lösungen wie ShareOnVibe bereitstellen, mit denen wir den alltäglichen Herausforderungen effektiv begegnen können.”

Mit OpenText Vibe hat die LMU München eine benutzerfreundliche Plattform für den effektiven Informationsaustausch zwischen Studierenden und Hochschulmitarbeitern implementiert. „OpenText Vibe ist ein hochflexibles Tool, das uns zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnet. Insbesondere profitieren wir davon, verstärkt zur papierlosen Verwaltung und dem Einsatz mobiler Geräte überzugehen“, bestätigt Degenhardt.