Kollaboration in Unternehmen
Teamkollaboration/ Wissensmanagement/ Dokumentenmanagement/ Projektmanagement/ Intranetportale/ Prozessoptimierung und -automatisierung/ E-learning | Lernplattformen
Kollaboration in Unternehmen
Jederzeit und überall. Endgeräte-unabhängig.
Veränderte Arbeitsanforderungen – die Arbeitsweise in modernen Unternehmen ist zunehmend im Wandel.
Streng organisierte Mitarbeiterstäbe mit fest definierten Tätigkeitsfeldern werden von locker gekoppelten Arbeitsgruppen oder zeitlich und räumlich flexiblen, selbstorganisierten Projektteams abgelöst, und auch die Arbeit im Home Office trägt weiter zur Dezentralisierung der Arbeit bei. Mitarbeiter nehmen zu verschiedenen Arbeitszeiten an einer Vielzahl unterschiedlicher Projekte an verschiedenen Orten teil und bringen dort ihre spezifischen Fähigkeiten ein.
Moderne Kollaborationslösungen
Eine moderne Kollaborationslösung kann diese Anforderungen bestens bewältigen. Datei-, Foto-, Task- oder Meilensteinordner, Wikis, Kalender und gestaltbare Arbeitsbereiche sowie alle anderen Tools zur Zusammenarbeit können auf einer Kollaborationsplattform auf Ihrem Server zusammengeführt werden: eine zeit- und ortsunabhängige, sowie gestalt- und erweiterbare Kollaborationslandschaft, in der sich jeder schnell zurechtfindet.
Auf diese Weise kann die Effizienz Ihres unternehmerischen Handelns gesteigert werden: durch Erhöhung der Sicherheit, durch die gezielte Nutzung vorhandener Ressourcen und die Wahrung der Compliance.
Unsere Lösung: Nicht von der Stange!
Online-Kollaboration ist abhängig vom jeweiligen Arbeitskontext. Die Einrichtung einer Kollaborationsplattform muss zu einem bestimmten Unternehmen, den spezifischen Aufgaben, Abläufen und Mitarbeitern passen. Die Anpassung der Plattform an ein bestimmtes Unternehmen und an die Anforderungen der Branche und des Tagesgeschäfts ist grundlegend – es gibt nichts „von der Stange“.
Das Know-How finden Sie bei uns – mit unserer langjährigen Erfahrung auf dem Gebiet der webbasierten Teamkollaboration zählen wir weltweit zu den erfahrensten Dienstleistern. Wir können Ihnen eine exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Kollaborationslösung anbieten.
Teamkollaboration
Veränderte Anforderungen an Arbeitsmittel
Moderne Arbeitsanforderungen sind von modernen Technologien nicht zu trennen.
Insbesondere junge Mitarbeiter sind in sozialen Netzwerken und im Umgang mit Web 2.0.- Tools erfahren. Sie erwarten in Ihrer Arbeitsumgebung unkomplizierte Kommunikation: das einfache und schnelle Auffinden und Weiterleiten von Informationen.
Dieser Wandel in der Belegschaft und somit auch in den Anforderungen an die Arbeitsmittel weckt den Bedarf nach einer modernen webbasierten Kollaborationsplattform.
Wissensmanagement
Herausforderung Wissensmanagement
Strategien und Werkzeuge zum Wissensmanagement werden in Unternehmen, Forschung und Lehre zunehmend nachgefragt – denn ein produktiver Umgang mit Wissen, Daten und Informationen wird für Unternehmen zu einer zentralen Herausforderung und zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor.
Dokumenten – Management
Dateien systematisieren und kooperativ bearbeiten
In Unternehmen oder in schulischen und universitären Lerngruppen arbeiten oft mehrere Personen an einem einzigen Dokument.
Die Änderungsverfolgung eines Dokuments sowie die Möglichkeit, ältere Versionen wiederherzustellen, sind dafür enorm wichtig.
Dokumentenmanagement ist auch Teil des Wissensmanagements – nämlich die Systematisierung, Ordnung und kontrollierte Zugänglichkeit zu einer großen Anzahl von Dateien und Dokumenten.
Effektives Arbeiten ist nur bei sicherer Archivierung von Dokumenten an zentralen Speicherorten und derer zuverlässigen Verfügbarkeit möglich.
Eine Online-Kollaborationsplattform oder ein Datei-Freigabesystem unterstützt effektives Dokumentenmanagement mit zahlreichen Möglichkeiten – und zwar:
- die Möglichkeit des Hochladens und Speicherns von Dateien,
- die übersichtliche Organisation von Daten und Dateien in Ordnerhierarchien,
- die zeit-, orts-, und geräteunabhängige Verfügbarkeit von Daten und Dateien,
- die Möglichkeit, Dateien und Dateiversionen mit Schlagworten und Kommentaren zu versehen,
- der uneingeschränkte Zugriff auf alle Dateiversionen,
- die Möglichkeit zur Teamarbeit,
- die Änderungsverfolgung von Dateien und Dokumenten,
- und die Möglichkeit zur Erteilung fein abgestufter Zugriffsrechte für verschiedene Personen auf verschiedene Dateien durch einen Administrator.
Projektmanagement
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
In modernen Unternehmen finden viele Arbeitsabläufe in Projekten statt.
Projektteams bestehen meist aus Experten unterschiedlicher Abteilungen – Aufbau und Ablauforganisation werden von neuen Arbeitsweisen überlagert.
Moderne Projektarbeit braucht Kompetenzen und geeignete Arbeitsmittel, die eine erfolgreiche Projektplanung, Projektsteuerung und (Selbst-)Kontrolle von Projektteams fördern und Kommunikation und einen Wissensaustausch allgemein unterstützen.
Projektmanagement über Online-Kollaborationsplattformen ermöglicht effektive Projektarbeit in allen Projektphasen – von der Planung und Initiierung über die Durchführung bis zur Ergebnispräsentation.
Frei gestaltbare Team-Arbeitsbereiche, individuelle Ordnerstrukturen, gemeinsame Projektkalender oder gut organisiertes Wissensmanagement (z.B. Wikis, Blogs, Diskussionsforen) fördern die kraft- und ressourcenschonende Projektarbeit.
Projektgenerierte Information und aufgebautes Wissen bleibt nach Projektabschluss erhalten und steht neuen Projektmitarbeitern, Managern oder Kunden zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung. Effektives Arbeiten ist dadurch auch in zeitlich und räumlich getrennten Projektteams damit viel einfacher.
Intranetportale
Intranetportale in Unternehmen – Merkmale und Ziele
Intranetportale dienen als zentrale Informations- und Kommunikations-Portale, in denen allen Mitarbeitern relevante Informationen, Neuigkeiten, Formulare und Dokumente bereitgestellt werden können.
Idealerweise sind sowohl die Kommunikation dieser Inhalte an die Mitarbeiter als auch die Kommunikation der Kollegen und Projektmitarbeiter untereinander dynamisch und interaktiv.
Ein modernes Intranet optimiert den betrieblichen Informationsfluss, unterstützt Arbeitsprozesse und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Funktionen sozialer Software (z.B. Foren, Chats, Blogs, Wikis) stärken die interne Kommunikation, den aktiven Wissensaustausch und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zum Unternehmen.
Die Interaktivität eines Intranet-Portals spiegelt eine Unternehmenskultur wider, die selbstgesteuerte und eigenverantwortliche Teams fördert und Wert darauf legt, dass einzelne Mitarbeiter sich einbringen.
Eine moderne Kollaborationslösung bietet Möglichkeiten, ein Intranet-Portal als Informations-, Austauschs- und Kommunikationsplattform, als firmeninternes soziales Netzwerk, oder als eine perfekte Mischung daraus zu gestalten.
Prozessoptimierung und -automatisierung
Optimierung von Arbeitsprozessen, Steigerung von Effektivität und Motivation
Prozesse und Arbeitsabläufe können in Unternehmen oft zu Projektteams oder Abteilungen zusammengefasst werden. Solche Vereinheitlichungen fördern besseres, schnelleres und zeit- und kosteneffizienteres Arbeiten.
Fortschritt motiviert: zur Optimierung von Unternehmensprozessen zählt auch die Erhöhung der Transparenz und die verbesserte Vorhersagbarkeit von Schritten und Abläufen ebenso wie die Sichtbarkeit von Zielen und Teilzielen und die Planbarkeit des Arbeitseinsatzes.
Prozesse in Workflows abbilden und automatisieren
Workflows bestehen aus einer definierten Ausgangssituation, einem organisierten Ablauf und einem festgelegten Ende.
Workflows unterstützen kollaboratives Arbeiten, da sie einzelne Schritte im Arbeitsprozess koordinieren und bei Bedarf bestimmten Personen(-gruppen) zuordnen.
Über diese Struktur wird die Standardisierung sich häufig wiederholender Arbeitsprozesse und des sich daraus ergebenden zeit-und kosteneffizienten Arbeitens unter Vermeidung von Prozessverlusten möglich.
E-Learning und Lernplattformen – „Blended Learning“
E-Learning-Lösungen ergänzen die klassische Präsenzlehre
In der Ausbildung setzt sich in vielen Bereichen das Konzept des Blended Learning durch – zumindest als ergänzende oder unterstützende Maßnahme.
Ideale Lernbedingungen werden durch die Verknüpfung der Vorteile der Präsenzveranstaltungen mit jenen des E-Learnings geschaffen.
Eine Kollaborationsplattform kann hier Zugang zu Lehrmaterialien und gemeinsamen Kalendern, zu einem sinnvollen und angepassten Wissensmanagement sowie zu spezifischem oder allgemeinem Informationsaustausch und kollaborativem Bearbeiten von Lernaufgaben bieten.
Dazu besteht die Möglichkeit, individualisierte automatisierte Routineprozesse (z.B. Abgabeverfahren) und Mechanismen der Zugriffskontrolle zu installieren.