Kollaboration mit Micro Focus Vibe

Kollaborationsplattform für erfolgreiche Zusammenarbeit in Teams

Veränderte Arbeitsanforderungen

Die Arbeitsweise in modernen Unternehmen ist im Wandel. Streng hierarchisch organisierte Mitarbeiterscharen mit fest definierten Arbeitsgebieten weichen locker gekoppelten Arbeitsgruppen und zeitlich wie räumlich flexiblen, selbst-organisierten Projekt-Teams. Jeder Mitarbeiter nimmt an einer Vielzahl von heterogenen Projekten teil, in denen seine spezifischen Fähigkeiten benötigt werden.

Veränderte Anforderungen an Arbeitsmittel

Insbesondere junge Mitarbeiter sind im Umgang mit sozialen Netzwerken und Web 2.0-Tools geübt und erwarten unkomplizierte Kommunikation, schnelles Teilen und einfaches Auffinden von Informationen. Dieser Wandel weckt den Bedarf nach technischen Lösungen, die modernen Unternehmen helfen, nicht auf der Strecke zu bleiben: Enterprise 2.0 – Kollaborationsplattformen.

Für Mitarbeiter ermöglicht der Einsatz einer solchen Kollaborationssoftware im Unternehmen:

  • Informationsaustausch
  • kollaboratives Erarbeiten von Inhalten im Team
  • gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Informationen, Terminen und Aufgaben mit Kollegen und Projektpartnern
  • wichtige Daten und Informationen sind unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit online verfügbar

Unternehmen profitieren von effizienten Arbeitsweisen, zugänglichen & strukturierten Informationen, sowie einfachen & klaren Kommunikationsstrukturen. All dies steigert die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden.

Herausforderung Wissensmanagement

Die Entwicklung über die Informationsgesellschaft hin zu einer Wissensgesellschaft spiegelt sich auch in der steigenden Bedeutung der Ressource Wissen als Wettbewerbsfaktor für Unternehmen wider. Dadurch wird der systematische Umgang mit Wissen, Daten und Informationen zur zentralen Herausforderung.

Strategien und Tools zum Wissensmanagement, neben anderen Lösungen der Informations- und Kommunikations-Technologie, werden in Unternehmen wie auch in der Forschung und Lehre zunehmend nachgefragt.

Gründe für systematisches Wissensmanagement in Unternehmen

  • Wissen und Informationen sind wichtige Ressourcen Ihres Unternehmens. Lernen in Organisationen und Aufbau von Wissen (individuell oder in Kollaboration) stärken diese Ressourcen.
  • Dies erfordert das Sammeln, Strukturieren, Verbalisieren / Externalisieren von Informationen und implizitem Wissen.
  • Die Systematisierung & Zugänglichkeit von individuellem Wissen gewährleistet den Transfer in die Organisation. Effektive Nutzung organisationalen Wissens setzt schnellen und problemlosen Zugriff auf Informationen voraus.
  • Mitarbeiter profitieren von externalisiertem Wissen von Kollegen ebenso wie von dem von Vorgängern, da dieses der Organisation erhalten bleibt, anstatt mit dem Mitarbeiter die Organisation zu verlassen.
  • Wissensmanagement fordert und fördert die Fähigkeiten der Mitarbeiter, denn sie steigern durch Vernetzung und Wissensaustausch untereinander ihre individuellen Ressourcen.
  • Arbeitsabläufe und Produktivität profitieren von strukturiertem Wissensmanagement weil Arbeiten effektiver wird; doppeltes Erarbeiten von Wissen wird vermieden und bestehende Informationen können leicht aktualisiert werden. Durch Ablauf- und Prozessoptimierung werden Kosten eingespart.

Eine Online-Kollaborationsplattform stellt ein modernes Werkzeug zum Wissensmanagement dar, denn sie bietet:

  • alle relevanten Informationen zu einem Thema oder Projekt an einem zentralen Ort
  • Zugänglichkeit zu den Daten online, jederzeit
  • Wikis und Dateimanagement zum organisierten Sammeln von Wissen
  • Foren und Wikis für Wissenserwerb / -aufbau / -erweiterung
  • Tags / Schlagworte für die Strukturierung von Wissen
  • schnellen Zugriff auf Informationen durch die zuverlässige Suchfunktion und erweiterte Suche nach Begriffen und Schlagwörtern
  • Workflows zur Unterstützung von Wissensgenerierung , -verbreitung und -veröffentlichung
  • Sicherheit mit durchgängiger und transparenter Zugriffssteuerung für alle Informationen

Vibe™ integriert als umfassendes Wissensmanagement-Tool viele Funktionen von Dokumenten-Management-, Workflow-Management-, Content-Management- und Groupware-Systemen.

Dateien systematisieren und in Kooperation bearbeiten

In Unternehmen ebenso wie in Lerngruppen – seien sie schulisch oder universitär – ist es oft erforderlich, dass mehrere Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Das Verfolgen von Änderungen und die Möglichkeit ältere Versionen wiederherzustellen sind dafür enorm wichtig.

Dokumentenmanagement im Unternehmen als Strategie von organisationalem Wissensmanagement bedeutet auch Systematisierung und Ordnung einer großen Zahl von Dateien und Dokumenten. Für effektives Arbeiten müssen bei der Archivierung von Dokumenten zentrale Speicherorte und die zuverlässige Verfügbarkeit der Dokumente gewährleistet sein.

Eine Kollaborationsplattform für effektives Dokumentenmanagement

Die Online-Kollaborationsplattform Vibe™ unterstützt effektives Dokumentenmanagement  mit den folgenden Möglichkeiten:

Speichern, Strukturieren und Abrufen von Dateien

  • einfaches Hochladen und sicheres Speichern von Dokumenten und Dateien
  • Organisation von Dateien in Ordnern und Ordnerhierarchien
  • online-Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Zeit und Ort, auch auf Mobilgeräten
  • Durchsuchbarkeit der Inhalte
  • Schlagwörter für Dokumente zum erfolgreichen Suchen und Finden
  • Hinzufügen von Kurznotizen zu jeder Dateiversion
  • Setzen des Dateistatus für jede Dateiversion
  • optional seit Vibe™ Version 3.3: Synchronisation von ausgewählten Ordnern auf lokale Laufwerke mit Vibe Desktop
  • optional seit Vibe™ Version 3.3: Dokumente direkt in Microsoft Office Programmen öffnen, ablegen, und versionieren mit dem Vibe Add In

Datei-Versionierung

  • Speichern einer konfigurierbaren Anzahl älterer Datei-Versionen
  • Uneingeschränkter Zugriff auf alle gespeicherten Vorversionen

Dateien individuell oder in Kooperation bearbeiten

  • einfaches Editieren von Dateien
  • Kommentieren von Dateien
  • Bearbeiten von Dokumenten im Team
  • Sperren von Dokumente während sie in Bearbeitung sind
  • Nachverfolgen von Änderungen
  • Benachrichtigung der beteiligten Personen, Teams und Ko-Autoren über Änderungen oder Veröffentlichung des Dokuments per E-Mail
  • Einschränken und Freigeben von Zugriffsrechten für Dokumente (Lese- bzw. Schreibrechte)
  • individualisierte Workflows für das Erstellen, Überprüfen und Veröffentlichen von Dokumenten
  • optional seit Vibe™ Version 3.3: Dokumente direkt in Microsoft Office Programmen kommentieren, taggen und die Kommentare anderer Nutzer schon beim Bearbeiten des Dokumentes verfolgen dank dem Vibe Add In.

 

Wir schulen Sie in Workshops für den erfolgreichen Umgang mit Dokumenten in Micro Focus Vibe™ und geben Ihnen Best Practices und individualisierte, automatisierte Workflow-Prozesse an die Hand.

Merkmale von Projektarbeit

In modernen Unternehmen finden viele Arbeitsabläufe in zeitlich begrenzten, zielgerichteten Projekten statt. Dabei besteht das Projektteam meist aus abteilungsübergreifend zusammengestellten Experten für verschiedene Aufgaben. Die gewohnten Unternehmensstrukturen werden dabei aufgebrochen, neue Arbeitsweisen entwickeln sich.

Die Arbeit an Projekten und in Projektteams erfordert besondere Fähigkeiten der Mitarbeiter, aber auch geeignete Werkzeuge und Arbeitsmittel. Diese müssen eine erfolgreiche Planung, Steuerung und (Selbst-)Kontrolle von Projekten und Meilensteinen erlauben und Kommunikation und Wissensaustausch im Projektteam unterstützen.

Systematisches Projektmanagement

Online-Kollaborationsplattformen wie Vibe™ ermöglichen effektives Projektmanagement in allen Projektphasen, von der Planung und Initiierung des Projekts über die Durchführung bis zur Ergebnispräsentation. Dabei sind unter anderem folgende Funktionalitäten gegeben:

  • Team-Arbeitsbereiche mit gestaffelten Zugriffsrechten für verschiedene Gruppen von Projektbeteiligten
  • individuelle Ordner- und Unterordnerstrukturen
  • gemeinsame Projektkalender
  • Ordner für Tasks und Meilensteine
  • Dateimanagement im Projektteam (gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Dateiversionierung)
  • Wissensmanagement im Projektteam (Wikis u.a.)
  • Blogs, Diskussionsforen, Umfragen, Fotoalben
  • einfache Kommunikation mit allen Team-Mitgliedern (E-Mail, Blogs, Foren, Chat)
  • Kommentieren und Editieren von Inhalten
  • Taggen (Vergabe von Schlagwörtern) von Inhalten zum erfolgreichen Suchen und Finden
  • Prozessoptimierung von Arbeitsabläufen im Projektteam

Die Hauptvorteile des Einsatzes einer Online-Kollaborationsplattform zum Projektmanagement sind, dass in Projekten generierte Informationen und aufgebautes Wissen an einem zentralen Ort gesammelt und verfügbar sind, nach Projektabschluss erhalten bleiben, und neuen Projektmitarbeitern, Managern oder Projektkunden zugänglich gemacht werden können. Außerdem ermöglichen Tasks und Meilensteine die (Selbst-)Kontrolle über den Verlauf und den Fortschritt von Projekten. Effektives Arbeiten auch in zeitlich und räumlich getrennten Projektteams ist damit viel erinfacher zu erreichen.

 

Code and Concept konzipiert Ihre Implementierung von Micro Focus Vibe und bietet Ihnen Administrator- und Benutzerworkshops sowie die fachmännische und zuverlässige Betreuung und Unterstützung bei der Nutzung von Vibe für Ihre Projekte.

Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und den dabei erworbenen Best Practices mit Vibe für erfolgreiches Projektmanagement!

Intranetportale in Unternehmen – Merkmale und Ziele

Intranets in Unternehmen dienen als zentrale, firmen-interne Informations- und Kommunikations-Portale. Hier werden für alle Mitarbeiter relevante Informationen, Neuigkeiten, Formulare und Dokumente bereitgestellt. Idealerweise sollte sowohl die Kommunikation dieser Inhalte an die Mitarbeiter als auch die Kommunikation untereinander dynamisch und interaktiv gestaltet sein.

Durch die Einführung oder Neu-Gestaltung des Intranets wird der betriebliche Informationsfluss optimiert, Arbeitsprozesse und Mitarbeiterzufriedenheit werden unterstützt. Bietet das Intranet-Portal Funktionen sozialer Software (z.B. Foren, Chats, Blogs, Wikis), so stärken diese die interne Kommunikation, den aktiven Wissensaustausch und das Zugehörigkeitsgefühl von Mitarbeitern zum Unternehmen. Die Interaktivität eines Intranet-Portals spiegelt eine Unternehmenskultur wider, die selbstgesteuerte und eigenverantwortliche Teams fördert und Wert darauf legt, dass einzelne Mitarbeiter sich einbringen.

Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten für Ihr Intranet

Sie haben mit einer Kollaborationssoftware wie Vibe™ die Möglichkeiten, ein Intranet-Portal als Informationsplattform, als Austausch- und Kommunikationsplattform, als firmen-internes soziales Netzwerk, oder als den für Ihre Umgebung perfekten Mix daraus zu gestalten. Mit einfachen Mitteln können per Drag & Drop individuelle Landing Pages erstellt werden, die die Inhalte des Intranet bündeln und übersichtlich darstellen.

Zu diesen Inhalten zählen zum Beispiel:

  • Neuigkeiten, Ankündigungen, Termine, News-Blogs, Projekt-Logbücher
  • Formulare, Anträge (Urlaubsanträge, Kennungsanträge, Krankmeldungen o.ä.)
  • Umfragen
  • Dokumente (AGBs, Tarifverträge, Vereinbarungen, Arbeitsanweisungen, Hausordnung o.ä.)
  • FAQs für Mitarbeiter
  • Vorschlagswesen / Kummerkasten z.B. als Forum
  • Wissenssammlung
  • Inventarisierung
  • Arbeitszeiterfassung
  • Organisation von Arbeitsmaterial
  • Fotoalben
  • und vieles mehr …

Es besteht dabei die Möglichkeit, bestimmte Inhalte nur für bestimmte Gruppen von Personen freizugeben. Außerdem kann gezielt festgelegt werden, bei welchen Inhalten eine Kommentarfunktion oder die Bearbeitung durch Mitarbeiter zugelassen sind.

 

Wir unterstützen Sie bei der Nutzung von Micro Focus Vibe als Intranet- oder Unternehmensportal mit langjähriger Erfahrung und Know-How in diesem Einsatzgebiet. Gemäß Ihren Anforderungen bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, individualisierte Funktionen und Workshops für Benutzer und Administratoren.

Optimierung von Arbeitsprozessen steigert Effektivität & Motivation

In vielen Fällen können Prozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen, Projektteams oder Abteilungen vereinheitlicht, in ihrer Qualität verbessert und beschleunigt werden, was zeit- und kosteneffizientes Arbeiten fördert.

Zur Optimierung von Unternehmensprozessen zählt auch die Erhöhung von Transparenz und eine bessere Vorhersagbarkeit von im Prozess folgenden Schritten. Mitarbeiter sind motiviert, wenn das Erreichen von Zielen und Teilzielen sichtbar, Abläufe vorhersehbar und der Arbeitseinsatz planbar werden. Dabei muss bei aller Standardisierung immer noch genügend Spielraum zur Flexibilität und Anpassung an Veränderungen gewährleistet bleiben.

Prozesse in Workflows abbilden und automatisieren

Workflows beinhalten immer eine definierte Ausgangssituation, einen organisierten Ablauf und ein festgelegtes Ende. Damit wird eine Standardisierung von sich häufig wiederholenden Arbeitsprozessen möglich und dadurch wiederum ein zeit- und kosten-effizientes Arbeiten erleichtert.

Kollaboratives Arbeiten wird durch den Einsatz von Workflows unterstützt, da sie die einzelnen Schritte im Arbeitsprozess koordinieren und bei Bedarf bestimmten Personen(-gruppen) zuordnen. Außerdem werden Prozessverluste wie z.B. durch häufige Absprachen vermieden, da Aufgabenkoordination und Information über die Arbeitsschritte automatisiert sind.

Vibe™ bietet den Einsatz von integrierten Workflow-Funktionen sowie die einfache Nutzung von Workflow-Vorlagen auch für Neulinge auf diesem Gebiet. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, bestehende Workflows zu editieren oder auch völlig neu zu erstellen ohne laufende Prozesse zu unterbrechen. Die einfachen und schnellen Kommunikationswege von Vibe unterstützen Arbeitsabläufe und effektive Teamarbeit.

Welche Möglichkeiten gibt es, Workflows für Ihre Arbeit zu nutzen?

  • Erstellen, Überprüfen und Publizieren von Dokumenten mit im Workflow definierten Schritten
  • Koordination von Bestellungen, automatisiertes Auslösen von Bestellungen
  • Bewerbungs-  und Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter
  • Prozesse für Mitarbeiterbewertung, Leistungsfeedback
  • Anträge stellen und genehmigen (Urlaubsanträge, Anträge für Reisekostenrückerstattung o.ä.)
  • Formulare ausfüllen und einreichen (Krankmeldungen, Zeiterfassung, Raumbuchungen o.ä.)
  • Kundenbefragung, Evaluation und Selbst-Evaluation
  • Helpdesk, Beschwerdemanagement, Vorschlagswesen
  • Generierung einer Wissensdatenbank (mögliche Prozessschritte: Verfassen, Review, Publikation)
  • Anmeldung zur Kurs- / Seminar- / Trainings-Teilnahme
  • Meeting Minutes Protokolle / Gesprächsprotokolle
  • Einholen und Erstellen von Angeboten
  • Projektmanagement
  • automatisierte Zulassung zu geschützten Inhalten, Dateien innerhalb von Vibe
  • und vieles mehr …

 

Wir bieten Ihnen die Implementierung von Micro Focus Vibe™ in Ihrem Unternehmen und die Nutzung von standardisierten Workflows zur Prozessoptimierung. Entsprechend Ihren Bedürfnissen entwickeln wir eigens benutzerdefinierte Workflows für Ihre Arbeitsabläufe.

Je komplexer Prozesse sind, umso lohnenswerter ist deren Automatisierung durch den Einsatz von Workflows in Micro Focus Vibe!

E-Learning-Lösungen ergänzen die klassische Präsenzlehre

An Universitäten, an Hochschulen, bei Trainings- und Weiterbildungsanbietern – in allen Bildungssektoren setzt sich das Konzept des Blended Learning mehr und mehr durch. Dabei werden die Vorteile von Präsenzveranstaltungen mit denen von E-Learning verknüpft und und dadurch ideale Lernbedingungen geschaffen.

Für die Umsetzung bedarf es einer flexiblen, sicheren E-Learning-Plattform, die Anforderungen an Wissens- und Dokumentenmanagement sowie Kommunikation und Kooperation erfüllt.

Kollaborationsplattform als E-Learning Tool

Die Plattform Vibe™ stellt durch ihre inhärente Flexibilität und Konfigurierbarkeit eine gleichsam standardisierte wie auch individualisierbare Lösung für E-Learning / Blended Learning dar und bietet unter anderem folgende Funktionen:

  • Bereitstellung von Lehrmaterialien und Unterlagen (einseitig oder wechselseitig, d.h. wahlweise Download und/oder Upload auch für die Lerner möglich)
  • Wissensmanagement und Dateimanagement (gemeinsames Erarbeiten von Inhalten, Content Sharing, Kommentieren von Beiträgen, Dateiversionierung)
  • Informationsaustausch & Kommunikation der Lerngruppe über die verschiedenen Kommunikationskanäle der Online-Plattform z.B. Foren, Blogs und per E-Mail
  • kollaboratives Bearbeiten von Lernaufgaben (Computer-Supported Cooperative Learning, Learning Communities, Web Based Collaboration)
  • individualisierbare automatisierte Prozesse zum Beispiel für die Abgabe von Hausarbeiten oder das Erstellen und Überarbeiten von Dokumenten (Peer Review)
  • Zentrale Lehr- und Lernpläne, gemeinsame Kalender
  • Zugangsbeschränkte Lerngruppen (optional: automatisierte Zulassung per Passwort oder Zugangsantrag)
  • eingeschränkte Sichtbarkeit der Inhalte für verschiedene Teilnehmergruppen
  • Daten- und Informationssicherheit

Die Möglichkeiten reichen dabei von der zuverlässigen Bereitstellung von Lehrmaterialien bis hin zum Virtual Classroom, bei dem die Plattform die Präsenzlehre nicht nur begleitet sondern ergänzt und damit den Teilnehmern eine moderne Form des Lernens unabhängig von Zeit und Ort ermöglicht.

 

Wir erstellen und betreuen E-Learning-Konzepte mit Micro Focus Vibe nach Ihren Anforderungen, bieten erweiterte Möglichkeiten, individualisierte Funktionen und Workshops zur Nutzung Ihrer persönlichen Lernplattform und greifen dafür auf einen umfangreichen Erfahrungsschatz v.a. im universitären Kontext zurück.

Lesen Sie mehr über unseren Referenzkunden, die LMU München, und über die Implementierung von Vibe und ShareOnVibe an der Fakultät für Psychologie und Pädagogik in der Customer Success Story. 

Unterstützung und Betreuung Ihrer Micro Focus Vibe™ Installation

Sie haben sich entschieden, in Ihrem Unternehmen / Ihrer Abteilung / Ihrer Universität eine Online-Kollaborationsplattform zu nutzen?

Wir unterstützen Sie in diesem Prozess mit fundiertem Fachwissen und langjähriger Erfahrung. Wir arbeiten mit der Kollaborationsplattform Vibe und bieten Ihnen als unabhängiger Dienstleister und qualifizierter Micro Focus (ehemals Novell) Silver Partner eine professionelle Umsetzung und Betreuung der Plattform. In Workshops ermitteln wir den Bedarf und die Anforderungen an die Kollaborationsplattform für Ihre Anwendungsgebiete und schulen sowohl Benutzer als auch Administratoren von Vibe™ vor Ort.

Wir stehen Ihnen auch nach abgeschlossener Installation und Konfiguration jederzeit mit fachlichem Support zur Verfügung. Individuelle Betreuungsvereinbarungen werden speziell auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot!

 

The guys at Code and Concept have really profound knowledge about Novell Vibe, they are very cooperative and it was fun working with them!

(Oliver Diekamp,  Manager Information Systems at LMU Munich)

Wir arbeiten mit Code and Concept, weil sie uns clevere Lösungen wie ShareOnVibe bereitstellen, mit denen wir den alltäglichen Herausforderungen effektiv begegnen können.

(Dr. Werner Degenhardt Akademischer Direktor und  CIO, Fakultät für Psychologie und Pädagogik an der LMU München)

Unsere Leistungen auf einen Blick

  • Bedarfs- und Anforderungsanalyse
  • Installation Ihres Micro Focus Vibe Systems
  • Customization
    • Branding
    • Design
    • Features
    • Spezialanforderungen werden individuell behandelt
  • Administratoren- und User-Workshops für die Betreuung und Nutzung von Micro Focus Vibe vor Ort
  • Support & Beratung
    • Problemlösung
    • Sicherheit und Datenschutz
    • Updates
    • neueste Features und Extensions

 

Testen Sie Micro Focus Vibe™ – Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Lizenz für 10 User!